Salah satu metode yang paling umum digunakan adalah melalui email. Contoh panggilan interview lewat email yang baik tidak hanya harus jelas dan profesional, tetapi juga menarik agar kandidat merasa dihargai.
Artikel ini akan membahas panduan lengkap cara membuat panggilan interview lewat email yang efektif, dilengkapi contoh-contoh spesifik yang bisa kamu gunakan.
Dengan menggunakan panduan ini, kamu dapat meningkatkan tingkat respons kandidat dan mempercepat proses rekrutmen perusahaan kamu.
Kenapa Menggunakan Email untuk Panggilan Interview?
Mengirimkan panggilan interview lewat email adalah pilihan yang sangat populer di dunia rekrutmen modern. Ada beberapa alasan utama mengapa email menjadi opsi yang diandalkan:
Pertama, email memberikan ruang untuk menyampaikan informasi dengan detail. Kamu dapat mencantumkan waktu, lokasi, format wawancara, hingga dokumen yang perlu disiapkan oleh kandidat. Hal ini meminimalkan risiko miskomunikasi.
Kedua, email bersifat formal, sehingga mencerminkan profesionalitas perusahaan. Kandidat pun cenderung lebih memperhatikan komunikasi yang datang melalui email dibandingkan dengan pesan instan.
Komponen Penting dalam Panggilan Interview Email
Untuk memastikan email kamu efektif, pastikan mencakup komponen-komponen berikut:
- Salam Pembuka: Awali email dengan sapaan profesional. Misalnya, “Yth. Bapak/Ibu [Nama Kandidat].”
- Informasi Detail: Jelaskan posisi yang dilamar, waktu, tanggal, dan format wawancara (online/offline).
- Instruksi Tambahan: Jika ada dokumen yang perlu dibawa atau aplikasi yang perlu diunduh, sertakan informasi ini.
- Penutup: Akhiri email dengan nada positif, seperti “Kami menantikan kehadiran Anda.”
Komponen-komponen ini memastikan email kamu tidak hanya informatif tetapi juga ramah dan mudah dipahami oleh kandidat.
Contoh Panggilan Interview Lewat Email yang Profesional
Contoh 1:
Subjek: Undangan Wawancara untuk Posisi [Nama Posisi]
Halo [Nama Kandidat],
Kami dari [Nama Perusahaan] mengucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda untuk bergabung bersama kami. Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti wawancara pada:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Lokasi: [Alamat atau Link Meeting]
Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini paling lambat [Tanggal Konfirmasi]. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Kontak].
Hormat kami,
[Nama Rekruter]
[Posisi]
[Nomor Kontak]
Contoh 2:
Subjek: Jadwal Interview untuk Posisi [Nama Posisi]
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih telah melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Berdasarkan evaluasi kami, kami sangat terkesan dengan profil Anda. Untuk itu, kami ingin mengundang Anda untuk wawancara. Berikut adalah detailnya:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Lokasi: [Alamat atau Link Meeting]
Durasi: [Estimasi Durasi]
Mohon konfirmasi kehadiran Anda sebelum [Tanggal Konfirmasi]. Apabila Anda memerlukan jadwal alternatif, silakan informasikan kepada kami. Kami menantikan kehadiran Anda!
Salam,
[Nama Rekruter]
[Kontak Rekruter]
Contoh 3:
Subjek: Undangan Wawancara Virtual
Yth. [Nama Kandidat],
Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk proses wawancara tahap pertama di [Nama Perusahaan]. Wawancara ini akan dilakukan secara virtual dengan detail sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Platform: [Zoom/Google Meet, dsb.]
Link Meeting: [Tautan Virtual]
Silakan konfirmasi kehadiran Anda melalui email ini. Pastikan koneksi internet stabil dan perangkat Anda siap untuk sesi wawancara. Terima kasih atas waktu Anda.
Salam hangat,
[Nama Rekruter]
[Posisi Rekruter]
Contoh 4:
Subjek: Jadwal Interview di [Nama Perusahaan]
Halo [Nama Kandidat],
Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara terkait posisi [Nama Posisi] yang Anda lamar di [Nama Perusahaan]. Wawancara akan dilakukan secara langsung dengan detail sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Lokasi: [Alamat Perusahaan]
Kami juga menyarankan Anda untuk membawa [Dokumen yang Dibutuhkan, jika ada]. Silakan konfirmasi kehadiran Anda melalui email ini.
Hormat kami,
[Nama Rekruter]
[Kontak Rekruter]
Contoh 5:
Subjek: Informasi Wawancara Lanjutan untuk Posisi [Nama Posisi]
Halo [Nama Kandidat],
Selamat! Anda telah lolos ke tahap wawancara berikutnya di [Nama Perusahaan]. Berikut adalah informasi jadwal wawancara Anda:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Format: [Offline/Online]
Lokasi: [Alamat atau Link Meeting]
Kami harap Anda dapat hadir tepat waktu. Mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat [Tanggal Konfirmasi]. Sampai bertemu di sesi wawancara!
Salam,
[Nama Rekruter]
[Posisi Rekruter]
Contoh 6:
Subjek: Reminder: Jadwal Wawancara Anda
Halo [Nama Kandidat],
Kami ingin mengingatkan bahwa wawancara Anda di [Nama Perusahaan] telah dijadwalkan sebagai berikut:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Lokasi: [Alamat atau Link Meeting]
Jika ada perubahan atau kendala, mohon informasikan kepada kami sesegera mungkin. Kami berharap sesi wawancara berjalan lancar.
Terima kasih,
[Nama Rekruter]
[Kontak Rekruter]
Contoh 7:
Subjek: Undangan Wawancara untuk Posisi [Nama Posisi]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Kandidat],
Terima kasih telah melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami ingin mengundang Anda untuk wawancara pada:
Tanggal: [Tanggal]
Waktu: [Jam]
Lokasi: [Alamat/Kantor atau Platform Online]
Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini paling lambat [Tanggal Konfirmasi]. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami menantikan kehadiran Anda.
Hormat kami,
[Nama Rekruter]
[Posisi]
[Kontak]
Cara Menyesuaikan Email untuk Wawancara Online dan Offline
Wawancara Online:
Pastikan email Anda mencantumkan link untuk bergabung, seperti link Zoom atau Google Meet. Informasikan juga jika ada persiapan teknis yang diperlukan, seperti headset atau webcam.
Wawancara Offline:
Jelaskan lokasi secara detail, termasuk peta atau arahan menuju tempat wawancara. Cantumkan pula informasi kontak yang bisa dihubungi jika kandidat membutuhkan bantuan.
Cara Membuat Subjek Email yang Menarik
Subjek email adalah hal pertama yang dilihat oleh kandidat. Gunakan format yang singkat namun informatif. Contoh subjek yang menarik:
- “Undangan Wawancara: Posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]”
- “Jadwal Interview Anda untuk Posisi [Nama Posisi]”
- “[Nama Perusahaan] Mengundang Anda untuk Proses Wawancara”
Dengan subjek yang menarik, kandidat lebih mungkin membuka email Anda.
Tips Agar Kandidat Merespons dengan Cepat
Respons kandidat seringkali menjadi tantangan dalam rekrutmen. Berikut adalah tips untuk meningkatkan respons mereka:
- Gunakan Bahasa yang Ramah: Hindari nada terlalu kaku. Kandidat akan merasa lebih nyaman untuk merespons.
- Tetapkan Batas Waktu: Cantumkan tanggal konfirmasi agar kandidat tahu prioritasnya.
- Tawarkan Fleksibilitas: Jika memungkinkan, beri opsi jadwal alternatif untuk wawancara.
Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Panggilan Interview Lewat Email
- Informasi Tidak Lengkap: Pastikan semua detail yang dibutuhkan kandidat tercantum dengan jelas.
- Nada yang Kurang Profesional: Meski ramah, tetap jaga kesan formal dalam komunikasi.
- Tidak Memperhatikan Nama atau Posisi: Salah menyebut nama atau posisi yang dilamar bisa memberikan kesan buruk.
Tips Follow-Up Jika Kandidat Tidak Merespons
Jika kandidat tidak merespons dalam waktu yang ditentukan, kirimkan email pengingat. Berikut contoh follow-up:
Subjek: Pengingat: Konfirmasi Jadwal Wawancara
Halo [Nama Kandidat],
Kami ingin mengingatkan Anda untuk mengonfirmasi jadwal wawancara yang telah kami kirimkan sebelumnya. Mohon konfirmasi kehadiran Anda sebelum [Tanggal Konfirmasi].
Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih.
Salam hangat,
[Nama Rekruter]
Penutup
Panggilan interview lewat email adalah bagian penting dari proses rekrutmen. Dengan email yang dirancang dengan baik, kamu tidak hanya menunjukkan profesionalitas tetapi juga mempermudah kandidat dalam mengikuti proses.
Gunakan contoh-contoh di atas sebagai panduan, dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Semakin baik komunikasi yang Anda bangun, semakin besar peluang mendapatkan kandidat terbaik.