Contek! Ini Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Diterima Kerja via Email

Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Diterima Kerja via Email

Posted

in

,

by

Menyampaikan kabar buruk memang nggak pernah mudah, apalagi kalau harus memberi tahu seseorang bahwa mereka nggak lolos seleksi kerja.

Tapi, dengan pendekatan yang benar, kamu sebagai HR bisa menyampaikan berita ini secara profesional dan tetap menjaga hubungan baik.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh surat pemberitahuan tidak diterima kerja via email yang sopan, manusiawi, dan efektif.

Kenapa Penolakan via Email Jadi Pilihan Favorit?

Email adalah salah satu media komunikasi yang paling banyak digunakan, termasuk dalam urusan profesional. Dibandingkan dengan WhatsApp atau telepon, email memberikan ruang lebih untuk menyusun kata-kata dengan matang. Selain itu, email juga memberikan jejak komunikasi yang bisa didokumentasikan.

Namun, menulis email penolakan tetap membutuhkan hati-hati. Salah memilih kata atau nada bisa membuat penerimanya merasa kurang dihargai. Oleh karena itu, penting banget untuk memahami struktur dan etika penulisan email ini.

Pentingnya Nada Sopan dan Profesional dalam Email

Meskipun kamu menyampaikan kabar buruk, pastikan nada dalam email tetap sopan dan profesional. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu dingin atau singkat, seperti: “Maaf, Anda tidak lolos.”

Sebaliknya, gunakan bahasa yang lebih ramah dan empati. Tambahkan sedikit penjelasan umum agar penerima merasa dihargai. Misalnya: “Setelah melalui pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan kami.”

Struktur Email Penolakan Kerja yang Baik

Agar emailmu terstruktur dan mudah dipahami, berikut adalah susunan idealnya:

  1. Salam Pembuka – Ucapkan salam dan gunakan nama penerima secara personal.
  2. Ucapan Terima Kasih – Apresiasi waktu dan usaha kandidat selama proses seleksi.
  3. Inti Pesan – Sampaikan keputusan penolakan dengan jelas dan sopan.
  4. Penutup Positif – Tambahkan harapan baik atau motivasi untuk masa depan mereka.

Dengan struktur ini, emailmu akan terasa lebih profesional dan mudah diterima oleh penerima.

Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Diterima Kerja via Email

Masih bingung gimana cara menulisnya? Berikut beberapa contoh yang bisa kamu tiru:

Contoh 1

Subject: Terima Kasih atas Partisipasi Anda Pada Proses Rekrutmen []

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengikuti proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Kami sangat mengapresiasi usaha dan antusiasme yang Anda tunjukkan.

Namun, setelah mempertimbangkan hasil seleksi secara menyeluruh, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi ini.

Kami berharap Anda tetap semangat dan sukses dalam perjalanan karier Anda ke depannya. Jika ada peluang di masa depan yang sesuai, kami akan senang untuk menghubungi Anda kembali.

Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim]

Contoh 2

Subject: Informasi Hasil Seleksi di [Nama Perusahaan]

Hai [Nama Kandidat],

Kami ingin mengucapkan terima kasih atas ketertarikan dan usaha Anda dalam melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].

Setelah melalui evaluasi yang cermat, kami harus memberitahukan bahwa kami memilih kandidat lain untuk posisi ini. Keputusan ini tidak mudah, mengingat kemampuan dan potensi yang Anda miliki.

Kami tetap mendoakan yang terbaik untuk perjalanan karier Anda. Semoga Anda menemukan peluang yang sesuai dengan aspirasi Anda.

Salam hangat,
[Nama dan Jabatan Pengirim]

Contoh 3

Subject: Terima Kasih atas Kesempatan Anda

Selamat pagi, [Nama Kandidat],

Terima kasih telah berpartisipasi dalam proses rekrutmen kami. Kami sangat menghargai waktu dan dedikasi Anda selama tahap seleksi.

Dengan berat hati, kami perlu menyampaikan bahwa kami melanjutkan proses dengan kandidat lain. Kami percaya bahwa Anda memiliki potensi besar dan berharap Anda terus melangkah maju dalam karier Anda.

Kami akan menyimpan informasi Anda untuk kesempatan lain di masa depan. Semoga sukses selalu!

Salam,
[Nama dan Jabatan Pengirim]

Contoh 4

Subject: Peluang Selanjutnya Menanti Anda

Halo [Nama Kandidat],

Kami mengucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda untuk bergabung di [Nama Perusahaan] sebagai [Nama Posisi]. Partisipasi dan usaha Anda dalam mengikuti proses seleksi sangat kami hargai.

Namun, setelah melalui evaluasi secara menyeluruh, kami telah memilih untuk melanjutkan dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kriteria yang kami cari saat ini. Keputusan ini bukanlah hal yang mudah mengingat kualitas yang Anda tunjukkan.

Kami tetap berharap Anda terus maju dan sukses dalam perjalanan karier Anda. Jika ada peluang lain yang cocok, kami akan sangat senang menyambut aplikasi Anda kembali.

Salam hormat,
[Nama dan Jabatan Pengirim]

Contoh 5

Subject: Hasil Seleksi Rekrutmen Anda

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih telah mengikuti proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Kami sangat mengapresiasi waktu dan usaha Anda selama mengikuti tahapan yang ada.

Setelah pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain. Kami sangat menghargai antusiasme dan dedikasi Anda dalam melamar posisi [Nama Posisi].

Kami percaya bahwa Anda memiliki potensi luar biasa dan berharap yang terbaik untuk perjalanan karier Anda. Kami juga tidak menutup kemungkinan untuk bekerja sama di lain kesempatan.

Salam hangat,
[Nama dan Jabatan Pengirim]

Masih bingung gimana cara menulisnya? Berikut beberapa contoh yang bisa kamu tiru:

Kesalahan yang Harus Dihindari

Saat menulis email penolakan, ada beberapa hal yang harus kamu hindari agar tidak menyinggung perasaan penerima:

  1. Bahasa yang terlalu singkat dan dingin. Contoh: “Anda tidak lolos. Terima kasih.” Kalimat ini terkesan tidak peduli.
  2. Menuliskan alasan terlalu detail. Misalnya: “Kami menolak Anda karena kurang pengalaman.” Alasan seperti ini bisa membuat penerima merasa rendah diri.
  3. Mengabaikan nada sopan. Selalu gunakan bahasa yang menghormati usaha kandidat.

Kenapa Sih Empati Itu Penting?

Menerima kabar ditolak kerja tentu tidak menyenangkan. Oleh karena itu, menambahkan empati dalam emailmu bisa membuat penerima merasa dihargai.

Misalnya, tambahkan kalimat seperti: “Kami memahami bahwa ini mungkin bukan kabar yang Anda harapkan, namun kami yakin Anda memiliki kemampuan besar untuk sukses di masa depan.

Kalimat seperti ini menunjukkan bahwa kamu peduli, meskipun keputusan yang disampaikan tidak sesuai harapan mereka.

Kapan Sebaiknya Mengirimkan Email Penolakan?

Waktu pengiriman juga penting. Usahakan untuk mengirim email penolakan sesegera mungkin setelah keputusan diambil. Jangan biarkan kandidat menunggu terlalu lama tanpa kabar.

Idealnya, kirim email pada jam kerja, seperti pagi atau siang hari. Hindari mengirim pada malam hari atau akhir pekan karena bisa membuat kandidat merasa kurang dihargai.

Menyampaikan Kabar Buruk dengan Baik

Menulis contoh surat pemberitahuan tidak diterima kerja via email membutuhkan keseimbangan antara profesionalisme dan empati.

Dengan struktur yang jelas, nada yang sopan, dan sedikit sentuhan personal, kamu bisa menyampaikan kabar buruk ini tanpa merusak hubungan baik dengan kandidat.

Ingat, komunikasi yang baik adalah kunci. Dengan email penolakan yang tepat, kamu tidak hanya menunjukkan profesionalisme, tapi juga menghargai usaha kandidat selama proses seleksi.