Wajib Tahu! Inilah Struktur Susunan Kepanitiaan Organisasi Mahasiswa

Hampir dipastikan tidak ada pergelaran acara yang tidak melibatkan kepanitiaan. Setiap kegiatan pasti membutuhkan entitas bernama panitia untuk mempersiapkan dan mengeksekusi gagasan dari sebuah acara. 

Ada banyak sekali kegiatan yang biasa melibatkan kepanitiaan. Misalnya, kegiatan pameran, festival 17 Agustus, kegiatan lomba, seminar, dan beragam acara lainnya yang tidak cukup hanya disiapkan dalam 1 malam. 

Kehadiran kepanitiaan sangatlah penting. Bahkan kunci kesuksesan sebuah acara berasal dari kinerja kepanitiaan yang solid. Tanpa adanya kepanitiaan yang solid, sudah dipastikan acara yang diadakan akan amburadul, atau sekurang-kurangnya tidak memuaskan sesuai yang diharapkan.

Dalam artikel ini, saya akan membahas terkait kepanitiaan di organisasi mahasiswa. Organisasi mahasiswa pasti membutuhkan peran kepanitiaan untuk menunjang kegiatan dan program kerja. 

Buat kamu yang saat ini sedang menjadi mahasiswa, pasti tak asing dengan barang bernama kepanitiaan ini. Karena ini sudah jadi makanan setiap hari, terutama buat mahasiswa yang aktif organisasi.

Langsung saja, berikut adalah penjelasan mengenai kepanitiaan organisasi mahasiswa.

Kepanitiaan adalah.......

Sebelum membahas panjang lebar, kamu harus tahu terlebih dahulu apa itu kepanitiaan. 

Apabila dicermati, kata "Kepanitiaan" berasal dari kata "Panitia". Kata "Panitia" dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dimaknai kurang lebih sebagai kelompok orang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu. 

Singkatnya, kepanitiaan adalah segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas tertentu. Sehingga, kamu bisa memahami bahwa tujuan dari dibentuknya kepanitiaan adalah untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban tertentu. 

Apakah kepanitiaan itu organisasi? Apakah kepanitiaan dan organisasi berbeda?

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, organisasi dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu. Tugas tertentu tersebut sudah spesifik atau mengerucut pada satu hal. 

Dalam praktiknya, sebuah kepanitiaan memang dibentuk secara Ad Hoc atau sementara untuk menyelenggarakan acara-acara tertentu yang hal itu merupakan salah satu program kerja organisasi. 

Lantas bagaimana dengan organisasi?

Organisasi memiliki struktur yang lebih pakem dibandingkan kepanitiaan. Organisasi biasanya direpresentasikan oleh pengurus organisasi yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan bidang-bidang di bawahnya. 

Susunan kepengurusan ini dibentuk untuk melaksanakan amanah untuk 1 periode kepengurusan. Adapun dalam konteks organisasi mahasiswa, 1 periode kepengurusan memiliki durasi 1 tahun atau dari akhir bulan Desember sampai bulai Desember di masa mendatang. 

Dalam 1 periode tersebut, kepengurusan memiliki beragam program kerja yang harus dilaksanakan. Untuk program kerja yang memerlukan partisipasi SDM yang banyak, pastilah program kerja tersebut melibatkan kepanitiaan. 

Berdasarkan hal tersebut, kamu sudah pasti menangkap bahwa struktur kepengurusan dibentuk untuk 1 periode dan bukan untuk hanya menyukseskan 1 program kerja saja. Sedangkan kepanitiaan bersifat sementara dan tujuan kepanitiaan hanya untuk menyelenggarakan 1 program kerja. 

Struktur atau Susunan Kepanitiaan dan Tugasnya

Kesamaan antara kepengurusan organisasi dengan kepanitiaan adalah keduanya memiliki struktur atau susunan. Struktur inilah yang menjadi acuan dalam pelaksanaan instruksi ataupun koordinasi antar divisi atau bagian. 

Namun, pada kesempatan kali ini saya akan membahas terkait susunan kepanitiaan organisasi mahasiswa. Berikut adalah beberapa posisi yang ada di dalam kepanitiaan.

1. Pelindung

Di urutan paling atas adalah pelindung. Posisi pelindung ini bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan terhadap kegiatan yang akan diselenggarakan. 

Pelindung ini umumnya diisi oleh pemegang jabatan tertinggi pada suatu instansi. Misalnya di tingkat Fakultas, maka pelindungnya adalah Dekan atau jika di tingkat Universitas, maka pelindungnya adalah Rektor. 

2. Pembina

Di bawah Pelindung ada Pembina. Pembina menjadi tempat untuk konsultasi panitia terkait rencana penyelenggaraan acara. Setiap kegiatan harus mendapatkan persetujuan Pembina terlebih dahulu sebelum proposal diserahkan ke Pelindung. Ini adalah bagian dari wujud hierarki. 

Biasanya setiap organisasi memiliki Pembinanya masing-masing. Sehingga, untuk posisi Pembina ini diisi secara tetap oleh Pembina organisasi sesuai dengan periode kepengurusan. 

3. Penanggung Jawab

Pada dasarnya setiap organisasi memiliki budaya kerja yang berbeda-beda. Pada beberapa organisasi terkadang diperlukan posisi Penanggung Jawab acara. Untuk posisi ini bertugas untuk menjamin bagaimana sebuah kepanitiaan dan juga organisasi berjalan dengan baik. 

Penanggung Jawab biasanya diisi oleh Ketua Umum atau Direktur Eksekutif organisasi. 

Sebagai catatan, tidak semua kepanitiaan di setiap organisasi sama. Bisa saja dalam kepanitiaan organisasi yang lain tidak diperlukan Penanggung Jawab, melainkan melebur ke dalam Panitia Pengarah. 

4. Steering Committee (SC) atau Panitia Pengarah

Selanjutnya adalah SC atau Panitia Pengarah. Panitia ini bertugas untuk menjadi wadah konsultasi dari Panitia Pelaksana dalam hal segala keperluan kepanitiaan. Besarnya peran Panitia Pengarah ini megharuskan orang-orang yang tergabung di sini merupakan seorang yang ahli atau mampu sesuai dengan bidang atau divisi yang akan diampu. 

Setiap divisi akan ada Panitia Pengarah ini. Panitia Pelaksana mengonsultasikan masalahnya kepada Panitia Pengarah sesuai dengan divisi masing-masing. Misalnya Panitia Pelaksana Divisi Humas, maka konsultasi kepanitiaan harus dilakukan ke Panitia Pengarah Humas. 

Pengaruh dari Panitia Pengarah sangatlah besar bagi sebuah acara. Hal ini dikarenakan Panitia Pengarah bertanggung jawab terhadap controling jalannya kepanitiaan. Setiap ada masalah dalam sebuah divisi, Panitia Pengarah memiliki tanggung jawab untuk mencari jalan keluarnya. 

Adapun untuk jumlah dari Panitia Pengarah ini adalah beragam. Bisa disesuaikan dengan kebutuhan atau budaya organisasi. Sosok yang akan mengisi posisi ini biasanya adalah Pengurus organisasi. Hal ini dikarenakan Pengurus organisasi dianggap lebih paham akan kebutuhan dan budaya organisasi dengan pengalaman yang jauh lebih banyak. 

5. Organizing Committee (OC) atau Panitia Pelaksana

Untuk susuna selanjutny adalah Panitia Pelaksana. Pantia Pelaksana bertanggung jawab terhadap tugas sesuai dengan divisinya. Setiap divisi memiliki tugas yang berbeda-beda. Misalnya divisi humas bertanggung jawab untuk mengomunikasikan segala keperluan dengan orang di luar organisasi. 

Pada setiap divisi memiliki Koordinator. Koordinator ini bertanggung jawab untuk memimpin divisinya dan melakukan koordinasi dengan divisi lain dan juga dengan Panitia Pengarah. 

Susunan Panitia Pelaksana ini terdiri dari Ketua Panitia, Sekretaris Panitia, Bendahara Umum, dan divisi-divisi yang dibutuhkan. 

Selanjutnya, untuk divisi-divisi pada setiap acara terkadang memiliki perbedaan. Perbedaan ini terjadi tidak lain karena kebutuhan setiap kepanitiaan dan organisasi berbeda. Selain itu, adanya budaya kerja organisasi yang berbeda dengan organisasi lainnya. 

Adapun divisi yang umumnya ada pada sebuah kepanitiaan adalah Divisi Konsumsi, Divisi Acara, Divisi Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi (PDD), Divisi Hubungan Masyarakat (Humas), Divisi Kesehatan, Divisi Keamanan, Divisi Perlengkapan. 

Pada tataran praktis, Panitia Pelaksana adalah pihak yang paling merasakan lelahnya kepanitiaan. Tak heran, dari namanya saja sudah dapat dilihat bahwa segala pelaksana teknis dan proses konsepsi acara berasal dari Panitia Pelaksana ini. Sehingga, buat kamu yang hendak menjadi Panitia, kamu harus memiliki mental dan fisik yag kuat. 

Tips sebelum mengikuti suatu kepanitian organisasi

Memilih untuk aktif di organisasi dan mengikuti kepanitian merupakan kesempatan yang luar biasa. Kamu bisa banyak belajar, mengasah skill, dan mendapatkan teman baru. Namun, sebelum melangkah dan memilih untuk aktif menjadi bagian dari kepanitiaan, kamu harus memperhatikan hal-hal berikut agar tidak menyesal. 

1. Pastikan tidak sedang banyak tanggung jawab akademik

Jika kamu aktif bermain TikTok, pasti sudah paham dengan banyaknya pengalaman ornag-orang yang akademiknya hancur gara-gara terlalu aktif mengikuti organisasi. Mereka mengesampingkan atau bahkan meningkalkan tanggung jawab akademiknya demi kegiatan organisasi. Padahal seharusnya kegiatan organisasi adalah nomor 2 setelah kuliah. 

Berdasarkan hal tersebut, sebaiknya kamu harus lebih bijak dalam memilih kepanitian organisasi. Usahakan ketika proses ogranisasi berlangung tidak mengganggu jalannya proses belajarmu. Saran saya cukup ikuti satu kepanitian dalam 1 waktu. Jangan terlalu ambisius, sampai mengikuti lebih dari 1 agenda kepanitian dalam waktu yang bersamaan. 

Jika memang kamu ingin mengikuti banyak kepanitian, pastikan manajemen waktumu tertat, sehingga tidak menggangu belajarmu. 

2. Siap fisik siap mental

Tidak ada maksud menakut-nakuti, tetapi kenyataannya mengikuti organisasi memang membutuhkan fisik dan mental yang kuat. Akan ada banyak tantangan yang harus dilewati. Ada banyak kesempatan yang membutuhkan gagasan dari proses berpikir yang tak sebentar. 

Agenda kepanitian merupakan agenda yang panjang. Kamu butuh siap fisik dengan tenaga yang harus prima. Selain itu, kamu harus kuat dengan mental. Di beberapa kesempatan terkadang ada drama atau pun konflik yang menghambat. Di saat inilah mentalmu terkuras. 

Tetapi sob, buat kamu yang berhasil melalui kepanitiaan, maka kamu memiliki mental dan daya tahan yang kuat. Inilah adalah salah satu buah manis dari rangkaian kepanitiaan.

3. Punya keterampilan

Kepanitiaan pasti memiliki goals-nya masing-masing. Untuk mencapai goals tersebut, setiap divisi harus saling mambatu dan solid selama kepanitiaan berlangsung. Tak hanya itu, kamu harus punya skill yang menunjang kinerjamu di kepanitiaan. 

Loh kok butuh skill? kan kita gabung kepanitiaan buat mengasah skill.

Mungkin itu yang ada dipikiran kalian. Pandangan seperti ini tidaklah salah. Sebagian besar memang tak memerlukan skill khusus. Skill tersebut nantinya akan berkembang seiring dengan tanggung jawab yang diemban. 

Namun, ada divisi yang memerlukan skill khusus, yaitu Divisi PDD. Buat kamu yang mau gabung di divisi ini, saya sarankan untuk mempunyai skill dasar editing. Baik itu editing video maupun poster. 

Pasalnya, jika kamu tidak punya keterampilan ini, kamu akan berat selama menjalankan kepanitiaan. Bahkan bisa-bisa kamu jadi beban tim karena masih harus mulai dari 0. Solusinya yaitu......BELAJAR.

Penutup

Kepanitian organisasi mahasiswa memanglah mengasyikkan. Namun, bukan berarti selalu mudah. Ada beberapa hal yang harus kamu pahami dan perhatikan agar proses kepanitiaanmu tidak susah. 

Artikel ini menjadi gambaran singkat, bagaimana sebuah kepanitiaan itu berjalan dan apa yang harus dipersiapkan ketika hendak bergabung dengan suatu kepanitiann. 

Apabila kamu suka dengan artikel ini, jangan lupa share ke orang terdekat ya....!

Semoga bermanfaat.